jueves, 24 de abril de 2008

MONITOREO DE PROYECTOS

MONITOREO DE PROYECTOS
Oscar A. Rojas Cabanillas - 2008


I. INTRODUCCION

Como todos sabemos, cada uno de nosotros en nuestros días cotidianos, desde que iniciamos el día estamos en constante evaluación de lo que observamos, escuchamos, olemos, percibimos, etc.; esto sucede de igual forma con las personas que nos rodean, las cuales al igual que nosotros, también se encuentra en constante evaluación de todo, e inclusive, evaluándonos a nosotros. Por tanto podemos decir que la evaluación es parte de nuestra vida, la realizamos y la seguiremos realizando siempre.

Así tenemos que la evaluación esta constituida por el conjunto de acciones y efectos de señalar el valor de una cosa, en este caso de un proyecto, la cual se aplica determinando los méritos de algo, siempre en comparación con estándares ya determinados o ya obtenidos anteriormente. Entonces se puede decir que la evaluación consta de dos partes: la primera, considerándolo como una técnica que nos muestra información que nos ayuda a tomar decisiones; una segunda parte, que viene a constituir la parte valorativa, la cual nos permite a partir de estas informaciones llegar a conclusiones con respecto al valor de algo.

Teniendo en cuenta estas premisas e introduciéndonos en lo que respecta al monitoreo en si, podemos tener en claro que la evaluación se presenta o determina la validez del proyecto. Expresándolo en otros términos, la evaluación nos va a determinar si en verdad el proyecto tuvo o no un impacto o influencia en los beneficiarios, lo cual permite valorar si hubo o no cambios con la aplicación del mismo. Mientras que el monitoreo acompaña en todo momento a la ejecución del mismo, logrando que este se desarrolle acorde a lo planteado cronológicamente, con los presupuestos establecidos y con el cumplimiento de las metas establecidas a cada paso del proyecto y a la vez alertándonos de cualquier dificultad que pueda alterar el logro final del proyecto.

Entonces el monitoreo de proyectos aparece como una herramienta muy útil, la cual además de ser muy manejable así como de fácil puesta en practica en todos los proyectos a realizarse. Así mismo el monitoreo nos proporciona de múltiples ventajas en todo el proceso de ejecución del proyecto, facilitando la información y la puesta en practica de un control continuo, el que nos permite advertir de cualquier dificultad que atente con los logros del proyecto.


II. MONITOREO DE PROYECTOS

El monitoreo es una herramienta de gestión, el cual permite a los gerentes llevar un control adecuado de cómo es que se va desarrollando, o de cómo se esta llevando acabo la ejecución del proyecto en todas sus etapas, permitiendo a la vez brindar alternativas de cambio y/o de mejoras que nos lleven a cumplir los logros deseados por el proyecto.

Dentro de las principales ventajas del proyecto nos podemos permitir mencionar algunas como son:

Ahorra tiempo y trabajo al gerente
Facilita el control y la elaboración de los reportes correspondientes
Proporciona información para entidades homólogas
Proporciona base de datos para posibles mejoras y modificaciones, con las correspondientes toma de decisiones
Muestra resultados de cómo se esta desarrollando el proyecto
Brinda mejores oportunidades para servir mejor a la población beneficiaria.

Teniendo en cuenta estas ventajas notamos que el propósito del monitoreo consiste en detectar de manera oportuna las fortalezas y deficiencias en los procesos de ejecución, con tal hacer ajustes para una óptima gestión de las iniciativas, para optimizar los resultados esperados y responder a las expectativas de la ciudadanía.

Viendo de esta manera podemos decir que el uno de los objetivos primordiales del monitoreo es proporcionar una información sistemática, continua, uniforme u homogénea, así como también fidedigna sobre el avance de la ejecución del proyecto.

El monitoreo se encuentra enmarcado o rodeado dentro de lo que se denomina: evaluación ex – ante, la cual esta determinada por la fase del diseño en si y en donde se determina la viabilidad del proyecto; así como de la evaluación ex – post el cual engloba en sí a la evaluación en sí y la cual tiene por objeto mejorar el diseño, la estrategia y los procesos de cooperación para el desarrollo, aprovechando siempre las lecciones dejadas por la experiencia.

El método del monitoreo comprende todo un proceso dentro del cual encontramos:

1. Revisión del convenio con el donante
2. Cómo formular un plan operativo
3. Elaboración de planes de trabajo anuales
4. Desglose del presupuesto del proyecto
5. Preparación de un plan de monitoreo

Cuando nosotros queremos analizar los resultados del monitoreo, tenemos que comparar el desempeño real de los planes y los gastos reales con el presupuesto, teniendo en cuenta cualquier desviación o discrepancia. Esto lo podemos expresar tanto en cuadros como en diagramas.

III. DISCUCIÓN

Es importante tener en cuenta que a su vez el monitoreo requiere o necesita de la participación activa de todos los entes u organizaciones que se encuentren inmersas en dicho proyecto, siempre teniendo en cuenta no dejar de lado a los beneficiarios de dicho proyecto. Es decir que el monitoreo, para que se lleve a cabo de una manera efectiva y eficiente requiere de la participación y del compromiso tanto de las organizaciones que financian el proyecto, como de las personas que llevan a cabo su ejecución, y aún yendo más allá de las personas que se beneficiarán de dicho proyecto, ya que en ellos es donde finalmente radica la importancia de o la envergadura de los proyectos y es en ellos en donde finalmente se evaluará el impacto del proyecto.

Es así que el conocimiento del monitoreo nos va a permitir obtener a través de un proceso metódico y objetivo, el manejo o la administración adecuada de los proyectos de cooperación técnica, proporcionándonos una orientación normalizada de cómo debemos realizar un seguimiento adecuado, continuo que nos permita o que aumente la eficacia de la gestión de proyectos.

Después de todo esto podemos decir que tanto el monitoreo como la evaluación comparten muchos objetivos, pero a la vez también podemos afirmar que la evaluación es un proceso más ocasional que el monitoreo y por lo general se realiza después de terminado el proyecto para analizar la repercusión a largo plazo de una intervención.




Organización Panamericana de la Salud: Manual de Monitoreo de la Ejecución de Proyectos. Oficina de Relaciones Externas. Abril de 1999; 1: 1 – 24

Mokate Karen M. EL MONITOREO Y LA EVALUACIÓN: herramientas indispensables de la gerencia social. Banco Interamericano de Desarrollo, Instituto Interamericano para el Desarrollo Social (INDES) "Diseño y gerencia de políticas y programas sociales", Ago. 2000; 1: 1 - 13